Una de las estrategias de marketing más utilizadas son las convocatorias, puesto que tienen el objetivo de llegar a la mayor cantidad de personas e invitarlas a participar en los eventos o proyectos que se vayan a llevar a cabo. En la mayoría de los casos, han logrado atraer a miles de personas. Sin embargo, a continuación, te explicaremos qué significa convocatoria, puesto que no muchos comprenden completamente este concepto.
¿Qué significa convocatoria?
Para enteder qué significa convocatoria, debemos ir a la raíz del término.
La palabra “convocar” está derivada del latín “convocare” y el verbo “vocare” que significa “llamar”.
Por lo tanto, podemos decir que una convocatoria es una invitación o un llamado público, muy específico, ya sea escrito u oral. Puede ser dirigida a una sola persona, pero por lo general suelen utilizarse para atraer a grupos grandes.
Estas pueden ser realizadas por correo electrónico, cartas, teléfono o afiches que se reparten o ponen en lugares donde transiten muchas personas, para que puedan verlas. Por lo general, son utilizadas por las empresas, fundaciones o institutos académicos. En este último caso, se les utiliza para atraer personas a las inscripciones, cubrir cargos de profesores u otorgar becas.
Este documento cuenta con toda la información necesaria para llevar a cabo la formación. Es decir, los requisitos, fechas del evento, dirección en donde se realizará, las condiciones, cursos a realizar, temas de estudio (en caso de los exámenes de admisión), entre otros.
Estructura de una convocatoria
Ya sabes qué significa convocatoria, ahora veamos cómo se estructura.
Una convocatoria es un documento que debe estar bien estructurado, ya que va dirigida a muchas personas. Por tanto, es importante que sea fácil de comprender, por lo que tiene que haber una relación coherente en todas las partes del texto. Este está compuesto por tres partes, las cuales son:
Inicio: En esta parte del documento es muy importante que se encuentre el membrete oficial. Especialmente si ha sido escrita por alguna organización que tenga como objetivo reunir muchas personas.
Cuerpo: En este se encontrará el motivo de la invitación, es decir, es el desarrollo del texto en el cual se indicará los puntos a desarrollar en la reunión. Además, en esta parte del texto también se debe indicar la dirección, la fecha y la hora del evento a realizar.
Final: Al concluir el texto se debe colocar la fecha y la dirección del sitio donde se ha realizado la redacción del documento.
Cuáles son las características de una convocatoria
Aunque existen diferentes tipos de convocatorias, la verdad es que para que estas puedan realizarse correctamente es necesario que cuenten con ciertas características similares. Algunas de las principales son las siguientes:
Ubicación en tiempo y espacio: Para poder convocar a un grupo de personas a un evento es necesario ubicarlas en el espacio y tiempo. Es decir, colocar la dirección del lugar en el que se llevará a cabo la reunión, así como la hora. De esta manera, los interesados sabrán en qué momento y dónde deben asistir.
Nombre del convocante: Este aspecto es muy importante porque las personas necesitan saber quién los está invitando. Puede ser un sujeto en particular, una empresa o alguna organización. Lo necesario es dar a conocer quién está realizando la invitación, ya que esto le dará seriedad al documento
Claridad: Una convocatoria debe poseer toda la información necesaria, pero debe ser breve. Por lo tanto, se tienen que evitar por completo los detalles menores, pues, un documento con tanta información solo alejará al receptor. Lo mejor es que sea clara y breve, para que las personas puedan saber si desean o no asistir.
Anticipación: Otra característica importante es la anticipación. Ya que, de esta manera, los invitados tendrán el tiempo necesario para realizar sus arreglos personales que les permitan poder asistir al evento.
En resumen, ¿qué significa convocatoria? Es una herramienta muy útil que permite reunir a las personas con intereses en común. Es una manera sencilla de conectar con el público y a atraerlos a un objetivo específico.
