Casi todas las personas han escuchado o leído en más de una ocasión la palabra convocatoria. Sin embargo, la mayoría lo relaciona con reuniones ejecutivas o gubernamentales donde un grupo selecto tiene acceso a ellas. Pocos se imaginan que en varias oportunidades han recibido una invitación de estas y hasta han asistido a las mismas. Por eso, es bueno conocer qué es una convocatoria, cuáles son las características y otros aspectos importantes.
¿Qué es una convocatoria?
Comencemos por definir qué es una convocatoria. Se trata de un anuncio o aviso que se hace de manera oral o escrita con la finalidad de reunir a un grupo de personas que tengan un interés en común, por ejemplo, entrar a la universidad u otra institución o acceder a un beneficio gubernamental.
En la actualidad, las convocatorias se hacen principalmente a través de la página web oficial de la institución que la organiza, pero también puede ser mediante de afiches, llamadas telefónicas o mensajes de texto, cartas a domicilio, correo electrónico, avisos en redes sociales, etc. Algunas de ellas se destinan a un público particular y otras son de índole general.
¿Cuáles son las partes de una convocatoria?
Ya sabemos qué es una convocatoria, así que hablemos ahora de sus partes.
Sin importar que el anuncio sea oral o escrito, es fundamental que el mismo lleve una estructura que sea fácil de comprender. Así, el público al que se quiere llegar, le llamará la atención, entenderá y seguirá las instrucciones, por lo que se cumplirán los objetivos propuestos.
Las secciones básicas de una convocatoria son las siguientes:
Comienzo o encabezado. Si la convocatoria la realiza una institución pública, una empresa privada o cualquier otra organización, debe iniciar con el membrete oficial. De esa manera, los miembros o aspirantes a ingresar reconocerán que se trata de un anuncio confiable.
Ahora bien, cuando el llamado lo hace un particular, se tiene que aclarar quién está detrás de ese anuncio. Así se le da más peso y los interesados lo considerarán como algo serio.
Cuerpo. Se trata de la invitación en sí. En esta sección se establece el motivo del aviso y a quién va dirigido. En los casos, donde los convocados harán una acción específica, como participar en un proceso de admisión, se debe indicar los requisitos, las fases del proceso y los beneficios.
Final. En esta sección se indica las fechas relativas a la convocatoria.
¿Cuáles son las características de las convocatorias?
¿Tienes claro qué es una convocatoria y lo que debe llevar? Entonces, es tiempo de conocer cuáles son sus características. Aunque los diferentes tipos que existen tienen diversos objetivos, todos tienen aspectos similares. Veamos algunos de ellos:
Nombre del responsable. Se trata del ente, colectivo social, la empresa o la persona que hace la invitación. Dependiendo del respeto y la credibilidad que otros tengan sobre él, los convocados acudirán a su llamado.
Anticipo. Cuando se hace un aviso, es recomendable que se realice con un periodo de antelación considerable. Eso les permitirá a los invitados organizar sus agendas personales y participar en la convocatoria. No hay una regla estricta sobre el tiempo de anticipación, más bien eso dependerá de otros factores, como el tipo de proceso, la cantidad de participantes, los requisitos que deban reunirse, entre otros.
Información sobre la fecha y el lugar. Es de vital importancia que los convocados tengan claro dónde y cuándo se realizará la convocatoria. Mientras esa información sea más explícita, existen más probabilidades de que se alcance la mayor cantidad de participación de los interesados.
Mensaje claro y breve. Otra característica fundamental en una convocatoria es que no debe ser un anuncio largo y aburrido. La razón es que las personas, por lo general, no leen ese tipo de publicaciones. Por eso, se tiene que procurar que la información sea corta, pero con todos los detalles necesarios.
¿Cuáles son los tipos de convocatorias más comunes?
Seguimos explicando qué es una convocatoria y llegamos al punto de saber qué se debe tomar en cuenta cuando se elabora un anuncio de este tipo. Siendo lo más importante el motivo del evento y a quién va dirigido. Incluso, es recomendable considerar la forma en la que se trasmitirá la información. Esos aspectos determinarán la categoría en la que se puede clasificar el aviso.
Veamos algunos ejemplos.
Concursos
Es una invitación que se hace para participar en un certamen, siempre que se reúnan ciertos requisitos. Esta categoría se utiliza con frecuencia en proyectos culturales de cine, de fotografía, de danza, de teatro, de música, entre otras.
Congresos
Los congresos son reuniones donde se congrega a un grupo de especialistas y en ocasiones a estudiantes. En esos eventos se dan a conocer los últimos descubrimientos o avances que se han hecho en una temática en especial. Cuando se hace la invitación, suele ser para participar como asistentes o expositores.
Becas
Es un anuncio destinado a estudiantes o profesionales con la finalidad de otorgarles un aporte económico que les ayude a continuar con sus estudios o investigaciones científicas. Eso impide la deserción escolar y se aplica a cualquier etapa de la educación. Por ejemplo, becas de primaria y secundaria o las becas de acceso a la universidad.
Ayudas
Se trata de un aviso para las personas en condición de vulnerabilidad económica y social de una comunidad específica. Estas deben reunir una serie de requisitos para ser elegibles y participar en un proceso de admisión. En esta categoría tenemos, por ejemplo, la convocatoria a la Pensión del Bienestar.
Empleos
Son muy parecidas a las convocatorias de universidades, puesto que se hacen con cierta frecuencia durante el año. Además, en el aviso se especifica el perfil que se necesita, los beneficios que se obtendrán y el tipo de contrato.
Eventos
Es una invitación que se hace con la finalidad de que un grupo grande de personas asista a un acontecimiento especial. Esta convocatoria se suele utilizar en eventos deportivos, conciertos, o cualquier otra manifestación cultural o social.
Ahora que tienes claro qué es una convocatoria, mantente atento a nuestras publicaciones para que no te pierdas las próximas.
